Geräteprüfungen kalkulieren: Diese Kosten gehören hinein
Eine Prüfung wird schnell zu knapp gerechnet, wenn Vorbereitung und Nacharbeit fehlen. Der Beitrag zerlegt die Leistung in echte Arbeitsschritte und zeigt, welche Posten in Angebot und Nachkalkulation gehören.
Wer eine Geräteprüfung nur mit einem Preis je Gerät ansetzt, rechnet oft zu knapp. Die Messung selbst ist nur ein Teil der Arbeit. Vor dem Termin müssen Daten geprüft werden, beim Kunden entstehen Wege und Wartezeiten, danach müssen Ergebnisse geprüft, übergeben und für die nächste Frist abgelegt werden.
Für ein belastbares Angebot teilen Sie die Prüfleistung deshalb in Arbeitsfälle auf. Das hilft auch bei der Nachkalkulation: Sie sehen, ob der Auftrag wegen schlechter Gerätelisten, fehlender Zugänge oder vieler Mängel mehr Zeit gebraucht hat. Fachliche Grundlagen und Zuständigkeiten ordnet der Beitrag Ortsveränderliche Geräte prüfen: Begriffe und Pflichten ein. Dieser Kostenblick stammt von unserem Autorenteam für Prüfabläufe im Elektrobetrieb.
Den Leistungsumfang vor der Kalkulation abgrenzen
Schreiben Sie zuerst auf, was der Kunde tatsächlich beauftragt. „Prüfung aller Geräte“ reicht dafür nicht aus. Unklar bleibt sonst, ob nur eine vorhandene und brauchbare Geräteliste abgearbeitet wird oder ob Ihr Betrieb den Bestand erst ermitteln muss.
Zur vereinbarten Prüfleistung können die Identifikation des Geräts, Sichtprüfung, Messung, Erprobung, Bewertung, Kennzeichnung und Dokumentation gehören. Bestandsaufnahme, Standortpflege, Mängelmeldung, Reparatur und erneute Prüfung sind dagegen häufig zusätzliche Leistungsfälle. Sie sollten im Angebot nicht stillschweigend mitlaufen.
Auftrag und Bestand miteinander vergleichen
Fragen Sie vor der Preisbildung nach der Zahl der Geräte, den Standorten, den Gerätearten und den Einsatzbereichen. Lassen Sie sich vorhandene Listen geben. Prüfen Sie stichprobenartig, ob Kennzeichnungen lesbar sind und ob die Liste zum tatsächlichen Bestand passt.
Auch die Prüfgrundlage gehört in den Auftrag. Für Arbeitsmittel verlangt die Betriebssicherheitsverordnung in Paragraf 14 die erforderlichen Prüfungen. Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel regelt die DGUV Vorschrift 3, insbesondere Paragraf 5, Prüfungen vor der ersten Inbetriebnahme sowie in bestimmten Zeitabständen. Welche Prüfschritte und Grenzwerte gelten, richtet sich nach dem Gerät, der Tätigkeit, der Gefährdungsbeurteilung und der vereinbarten technischen Regel oder Norm.
- Prüfung eines vom Kunden bereitgestellten Bestands
- Aufnahme bisher nicht erfasster Geräte
- Kennzeichnung und Vergabe einer eindeutigen Nummer
- Dokumentation je Gerät und Standort
- Mängelmeldung und weitere Bearbeitung
Diese Punkte können Sie als getrennte Positionen ausweisen oder mit klaren Voraussetzungen in eine Pauschale aufnehmen. Entscheidend ist, dass Kunde und Betrieb dasselbe unter der Leistung verstehen.
Vorbereitung und Kundenabstimmung als Arbeitszeit ansetzen
Die Arbeit beginnt nicht erst am Prüfplatz. Terminabstimmung, Ansprechpartner festlegen, Zugangsregeln klären und Listen sichten kosten Zeit. Diese Zeit gehört in die Kalkulation, auch wenn sie im Büro anfällt.
Legen Sie vorab den Kunden, die Liegenschaft, die Standorte und den Prüfauftrag an. Bereiten Sie vorhandene Gerätedaten so vor, dass der Prüfer vor Ort nicht nach Seriennummern, früheren Ergebnissen oder Prüffristen suchen muss. Bei mehreren Bereichen hilft eine feste Reihenfolge, damit keine Räume vergessen werden.
Fragen, die vor dem Termin geklärt sein müssen
Klären Sie, ob Geräte in Betrieb bleiben müssen, wer sie bereitstellt und wer Räume öffnet. Fragen Sie nach Schichtzeiten, Sicherheitsunterweisungen, Empfangsregeln und Bereichen mit besonderem Zugang. Bei Baustellen, Produktionsflächen oder vermieteten Räumen kann das je nach Einzelfall deutlich anders ablaufen.
Setzen Sie außerdem Zeit für die Auftragsvorbereitung an: Listen importieren oder prüfen, Prüfgeräte vorbereiten, Prüfer einteilen und Unterlagen bereitstellen. Der Beitrag DGUV Prüfung beim Kunden digital vorbereiten und durchführen zeigt, welche Angaben schon vor der Anfahrt nutzbar sein sollten.
Anfahrt, Zugang und Wege beim Kunden einplanen
Fahrzeit ist Arbeitszeit Ihres Betriebs. Rechnen Sie sie getrennt von den Fahrzeugkosten, damit sichtbar bleibt, ob ein kleiner Auftrag wegen der Entfernung wirtschaftlich ist. Zu den Sachkosten können Kraftstoff, Fahrzeugverschleiß, Parkgebühren und bei Bedarf Maut oder Zufahrtskosten gehören.
Vor Ort ist nicht jeder Zeitraum Prüfzeit. Anmeldung am Empfang, Einweisung, Ausgabe von Schlüsseln, Sicherheitskleidung und der Weg zwischen Gebäuden binden Kapazität. Dasselbe gilt für die Suche nach Ansprechpartnern oder für Wartezeiten vor verschlossenen Räumen.
Vereinbaren Sie möglichst, dass Geräte zugänglich und vom Netz getrennt bereitstehen, soweit dies für die Prüfung erforderlich ist. Wenn der Kunde Geräte erst suchen oder Arbeitsplätze räumen muss, entsteht Unterbrechung. Halten Sie im Angebot fest, wie solche Wartezeiten, Zusatztermine oder nicht zugängliche Bereiche behandelt werden.
| Kostenblock | Typischer Auslöser | Kalkulatorische Behandlung |
|---|---|---|
| Anfahrt | Entfernung und Verkehr | Arbeitszeit und Fahrzeugkosten getrennt erfassen |
| Zugang | Anmeldung, Einweisung, Schlüssel | Als Einsatzzeit einplanen |
| Wege | Mehrere Etagen oder Gebäude | Aufwand je Standort berücksichtigen |
| Unterbrechung | Gerät oder Raum nicht verfügbar | Regel für Wartezeit und Nachtermin vereinbaren |
Prüfzeit je Gerät nicht von der Dokumentation trennen
Ein Preis je Gerät darf nicht nur auf der Dauer einer Messung beruhen. Der Prüfer muss das richtige Gerät erkennen, den Zustand ansehen, Messungen durchführen, die Funktion erproben, das Ergebnis bewerten und die Daten zuordnen. Erst danach kann eine Kennzeichnung angebracht werden, wenn sie vorgesehen ist.
Die konkrete Prüfung richtet sich nach der Art des Arbeitsmittels und dem Anlass. Nach einer Instandsetzung können andere Anforderungen gelten als bei einer Wiederholungsprüfung. Wenn Sie nach DIN VDE 0701-0702 arbeiten, sollten Sie im Auftrag und in Ihrer Arbeitsanweisung klar festlegen, welche Fassung, welcher Anwendungsfall und welche Prüfschritte maßgeblich sind.
Ergebnis sofort und eindeutig erfassen
Rechnen Sie die Ergebniserfassung als Teil der Prüfzeit. Werden Messwerte zunächst auf Papier notiert oder nur im Messgerät gespeichert und später übertragen, entsteht zusätzliche Bürozeit und ein Übertragungsrisiko. Eine lückenlose Zuordnung zu Gerät, Standort, Prüfer und Prüftermin ist für spätere Rückfragen wichtiger als ein besonders niedriger Stückpreis.
Das Prüfprotokoll muss die Prüfung nachvollziehbar machen. Der Beitrag Checkliste für vollständige Prüfprotokolle je Gerät hilft dabei, die nötigen Angaben im Ablauf nicht zu übersehen.
Prüfmittel und ihre betriebliche Bereitstellung berücksichtigen
Prüfgeräte stehen nicht kostenlos bereit. In den Gemeinkosten oder in einem eigenen Kostenansatz müssen Anschaffung, Ersatzbeschaffung, Wartung, Funktionsprüfung, Ladezeit, Transport und Zubehör vorkommen. Dazu zählen etwa Messleitungen, Adapter, Prüfspitzen, Anschlussleitungen, Etiketten und Verbrauchsmaterial.
Folgen Sie bei Wartung und Funktionsfähigkeit den Vorgaben des Herstellers. Hat Ihr Betrieb ein Qualitätsverfahren, gelten zusätzlich dessen Festlegungen. Eine Kalibrierung kann erforderlich sein, wenn sie vom Hersteller, vom Kundenauftrag oder vom betrieblichen Verfahren verlangt wird. Versprechen Sie keine bestimmte Kalibrierung, wenn sie für das eingesetzte Prüfmittel nicht vereinbart und organisiert ist.
Planen Sie auch Ausfallrisiken. Fällt ein Prüfgerät beim Kunden aus, brauchen Sie ein Ersatzgerät oder einen geregelten Nachtermin. Diese betriebliche Vorsorge gehört nicht in die Minutenzeit eines einzelnen Prüfschritts, aber in Ihre Kostenrechnung.
Bestandsaufnahme und Kennzeichnung getrennt bewerten
Ein Gerät ohne lesbare Kennzeichnung ist kein normaler Wiederholungsfall. Der Prüfer muss klären, was das Gerät ist, wem es zugeordnet wird und wie es später wiedergefunden wird. Das kann bei einfachen Geräten schnell gehen, bei unklaren Geräten oder wechselnden Arbeitsplätzen aber erheblichen Zusatzaufwand auslösen.
Für die Aufnahme benötigen Sie eine verständliche Beschreibung, Herstellerangaben soweit vorhanden, eine eindeutige Inventar- oder Prüfnummer und eine Standortzuordnung. Prüfen Sie mit dem Kunden, wie bewegliche Geräte behandelt werden. Ein Gerät kann zwischen Standorten wechseln, ohne dass seine eindeutige Kennung wechseln sollte.
Kennzeichnung braucht eine Regel
Definieren Sie Material, Inhalt und Anbringungsort der Kennzeichnung. Sie muss im Arbeitsalltag lesbar bleiben und darf das Gerät nicht beschädigen oder sicherheitsrelevante Angaben verdecken. Bei ungeeigneten Oberflächen oder sehr kleinen Geräten kann eine andere Dokumentationslösung nötig sein.
Berechnen Sie Etiketten, Druck, Anbringen und spätere Erneuerung nicht nur als Materialpreis. Auch die Entscheidung, welche Kennung zu welchem Gerät gehört, ist Arbeitszeit. Besonders bei Erstaufnahmen sollte dieser Aufwand gesondert angeboten werden.
Mängelbearbeitung als eigenen Leistungsfall behandeln
Ein festgestellter Mangel beendet nicht automatisch die vereinbarte Prüfleistung, sondern eröffnet einen weiteren Arbeitsfall. Das Gerät muss nach der betrieblichen Regelung des Kunden eindeutig als nicht verwendbar behandelt werden. Wer informiert wird, wer das Gerät entfernt und wer die Entscheidung über Reparatur oder Ersatz trifft, sollte vorher feststehen.
Die Fehlerbeschreibung, Rückmeldung an den Ansprechpartner und Dokumentation des Ergebnisses benötigen Zeit. Eine Instandsetzung ist eine eigene Werkleistung. Nach einer Instandsetzung kann eine Prüfung erforderlich sein, bevor das Gerät wieder benutzt wird. Diese erneute Prüfung ist ebenfalls nicht ohne Weiteres im Preis der ursprünglichen Wiederholungsprüfung enthalten.
Trennen Sie daher im Angebot Prüfung, Mängelmeldung, Sperrkennzeichnung, Abholung, Reparatur, Ersatzbeschaffung und Wiederholungsprüfung. Bei sicherheitskritischen Feststellungen dürfen wirtschaftliche Erwägungen die erforderliche Handlung nicht verzögern. Die Zuständigkeiten des Betreibers bleiben dabei beim Kunden, soweit nichts anderes wirksam vereinbart ist.
Nacharbeit und Fristenpflege in die Nachkalkulation aufnehmen
Nach dem Kundentermin endet die Arbeit nicht mit dem letzten Aufkleber. Protokolle müssen auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Offene oder unklare Einträge brauchen Rückfragen. Anschließend folgen Übergabe, Ablage und die Zuordnung zu Kunden, Standort und Gerät.
Nach Paragraf 14 Absatz 7 der Betriebssicherheitsverordnung hat der Arbeitgeber die Aufzeichnungen über die Prüfungen mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Ihre vertragliche Leistung kann darin bestehen, dem Kunden vollständige Unterlagen bereitzustellen. Die Verantwortung des Arbeitgebers für seine Aufzeichnungen und die sichere Verwendung seiner Arbeitsmittel wird dadurch nicht auf Ihren Betrieb verlagert.
Nachkalkulation mit echten Zeiten führen
Erfassen Sie nach jedem Auftrag die tatsächliche Zeit für Vorbereitung, Fahrt, Zugang, Prüfung, Bestandsaufnahme, Mängel und Nacharbeit. Vergleichen Sie diese Werte mit Ihrem Angebot. So erkennen Sie, ob die Gerätezahl falsch war, der Bestand ungepflegt ist oder ein Standort dauerhaft mehr Wege verursacht.
Auch die nächste Prüffrist muss in den Ablauf. Die Frist ergibt sich nicht allein aus einem Aufkleber, sondern aus der vom Arbeitgeber festgelegten Prüffrist auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung. Vereinbaren Sie, ob Sie nur Daten übergeben oder ob Sie den Kunden aktiv an bevorstehende Prüfungen erinnern.
Die Prüfleistung vollständig anbieten und sauber nachhalten
Eine tragfähige Kalkulation umfasst den ganzen Auftrag: Abstimmung, Anfahrt, Zugang, Prüfung, Dokumentation, Kennzeichnung, Mängelfälle und Nacharbeit. Wer diese Arbeitsschritte getrennt kennt, kann Pauschalen mit Voraussetzungen bilden und Zusatzaufwand nachvollziehbar abrechnen. Das schützt die Marge, ohne die Prüfung künstlich kompliziert zu machen.
Für die laufende Arbeit kann Plakettenbuch für Prüfungen ortsveränderlicher Geräte, rechtssichere Protokolle und automatisch vorgelegte nächste Fristen die Erfassung beim Kunden und die spätere Fristenpflege verbinden. Wenn Sie den Ablauf in Ihrem Betrieb sehen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
