DGUV Prüfung beim Kunden digital vorbereiten und durchführen
Dieser Leitfaden führt durch einen Prüftag beim Kunden, von der Geräteliste bis zum fertigen Protokoll. Er hilft, Messwerte, Kennzeichnung und Fristen direkt am Einsatzort sauber zusammenzuführen.
Ein Prüftag beim Kunden wird unübersichtlich, wenn Geräteliste, Messgerät, Papiernotizen und Plaketten nicht dieselbe Sprache sprechen. Dann entstehen doppelte Datensätze, Messwerte ohne klaren Bezug und Fristen, die nur noch in einzelnen Köpfen oder Tabellen stehen. Eine feste Reihenfolge schafft Abhilfe: Jedes Gerät erhält vor der Messung eine eindeutige Identität, danach folgen Prüfung, Ergebnis und Termin.
Dieser Leitfaden beschreibt den praktischen Ablauf für die Wiederholungsprüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel. Die Grundlage bilden vor allem die Vorgaben aus der DGUV Vorschrift 3, insbesondere Paragraf 5, sowie die Betriebssicherheitsverordnung, insbesondere Paragraf 14. Für Begriffe, Rollen und Pflichten hilft auch der Beitrag ortsveränderliche Geräte prüfen: Begriffe und Pflichten. Fachliche Hinweise dieses Magazins verantwortet der Autor des Plakettenbuch Magazins.
Den Auftrag und den Prüfbereich vor der Anfahrt klären
Prüfen Sie vor der Anfahrt, was genau beauftragt ist. Halten Sie Kundenname, Rechnungsadresse, Einsatzadresse, Standorte und Bereiche fest. Bei mehreren Gebäuden oder Etagen braucht jeder Prüfbereich eine klare Bezeichnung, etwa Werkstatt, Verwaltung oder Lager.
Benennen Sie beim Kunden einen Ansprechpartner für Zugang, Rückfragen und Entscheidungen bei Mängeln. Klären Sie, welche Räume zugänglich sind, ob Arbeitsplätze freigeräumt werden und ob Geräte während der Prüfung weiter benötigt werden. Auch verschlossene Schränke, Serverräume, Fahrzeuge und Geräte im Außeneinsatz gehören in diese Abstimmung.
Umfang der Wiederholungsprüfung festhalten
Der Auftrag sollte erkennen lassen, welche Betriebsmittel zur Prüfung gehören und welche nicht. Das betrifft zum Beispiel Netzanschlussleitungen, Mehrfachsteckdosen, Handwerkzeuge, Bürogeräte, Ladegeräte und Verlängerungsleitungen. Fest angeschlossene Anlagen oder Maschinen sind kein beiläufiger Teil einer Prüfung ortsveränderlicher Geräte, sondern benötigen gegebenenfalls einen eigenen Auftrag und ein passendes Prüfverfahren.
Die prüfpflichtige Person muss Art, Umfang und Fristen der erforderlichen Prüfungen ermitteln. Das ergibt sich aus Paragraf 3 Absatz 3 der Betriebssicherheitsverordnung in Verbindung mit der Gefährdungsbeurteilung. Die Prüfung vor Ort setzt diese Festlegungen um, sie ersetzt nicht die Gefährdungsbeurteilung des Arbeitgebers.
- Auftragsnummer und Kunde
- Einsatzorte und zu prüfende Bereiche
- Ansprechpartner mit Erreichbarkeit am Prüftag
- vereinbarter Geräteumfang und bekannte Ausnahmen
- Vorgabe für das Vorgehen bei gefährlichen Mängeln
Vereinbaren Sie besonders den Umgang mit nicht zugänglichen Geräten. Diese sind nicht einfach als bestanden zu erfassen. Dokumentieren Sie stattdessen, dass sie am Prüftag nicht geprüft werden konnten, warum das so war und welche Nachprüfung erforderlich ist.
Vorhandene Gerätelisten als Arbeitsgrundlage übernehmen
Eine vorhandene Geräteliste spart Zeit, wenn sie als Arbeitsliste und nicht als unantastbare Wahrheit behandelt wird. Übernehmen Sie die Daten vorab und prüfen Sie, ob Inventarnummern, Standorte, Gerätebezeichnungen und frühere Prüfergebnisse plausibel sind. Alte Listen enthalten oft Geräte, die längst entsorgt wurden, oder führen einen Raum, der inzwischen anders genutzt wird.
Ordnen Sie jedes gelistete Gerät möglichst über eine fest angebrachte Inventarnummer zu. Die Nummer muss am Gerät lesbar sein und zum Datensatz passen. Fehlt sie, darf nicht allein nach einer ähnlichen Bezeichnung entschieden werden, denn zwei baugleiche Netzteile oder Bohrmaschinen können verschiedene Prüfhistorien haben.
Unbekannte und nicht auffindbare Geräte trennen
Markieren Sie Geräte ohne Datensatz für die Neuaufnahme. Vermerken Sie auch gelistete Geräte, die am Einsatzort nicht auffindbar sind. Ein solcher Abgleich ist wichtig, damit aus einer übersehenen Position nicht stillschweigend ein gültig geprüfter Bestand wird.
Bei Geräten ohne Inventarnummer legen Sie zunächst einen neuen Datensatz an. Bringen Sie eine eindeutige Kennzeichnung erst dann an, wenn das Gerät sicher beschrieben und vom Restbestand unterschieden ist. Falls der Kunde eigene Nummern vorgibt, verwenden Sie diese konsequent und dokumentieren Sie keine parallelen Nummernsysteme ohne klare Zuordnung.
Gehen Sie Raum für Raum vor. Die Geräteliste wird damit zur Laufkarte: vorhanden, neu aufgenommen, nicht auffindbar, nicht prüfbar oder geprüft. Diese Statusangaben erklären später, warum die Anzahl der Datensätze und die Anzahl der bestandenen Prüfungen nicht zwingend gleich sind.
Prüfmittel und Kennzeichnungen für den Einsatz bereitstellen
Für elektrische Geräte prüfen Sie nur mit geeigneten Prüfmitteln und nach deren Betriebsanleitung. Das Messgerät muss für die vorgesehenen Messungen und die betreffende Schutzklasse geeignet sein. Halten Sie außerdem die erforderlichen Prüfkabel, Adapter und gegebenenfalls Hilfsmittel für schwer zugängliche Anschlüsse bereit.
Kontrollieren Sie vor dem Einsatz den Zustand von Prüfgerät und Leitungen. Beschädigte Messleitungen, lockere Prüfspitzen oder ungeeignete Adapter gefährden die Aussagekraft der Messung. Beachten Sie die Herstellerangaben zu Funktionskontrolle, Wartung und gegebenenfalls Kalibrierung.
Kennzeichnung nicht mit dem Prüfergebnis verwechseln
Prüfplaketten unterstützen die Übersicht am Gerät, sie ersetzen aber kein Prüfprotokoll. Eine Plakette muss dem einzelnen Gerät eindeutig zugeordnet sein und darf kein Ergebnis vortäuschen, das im Datensatz nicht belegt ist. Auf ihr stehen nur die Informationen, die Ihr Kennzeichnungssystem vorsieht und die dauerhaft lesbar angebracht werden können.
Nehmen Sie ausreichend freie Kennzeichnungen mit. Benötigt werden häufig Inventaretiketten für neue Geräte, Prüfplaketten für bestandene Geräte und Sperrkennzeichnungen für Geräte, die nicht weiterbenutzt werden dürfen. Die Sperrung muss für den Kunden vor Ort erkennbar sein.
| Arbeitsmittel | Zweck am Prüftag |
|---|---|
| Geeignetes Prüfgerät | Messungen nach dem festgelegten Prüfverfahren |
| Betriebsanleitung | Richtige Bedienung, Grenzwerte und Anschlussfolge |
| Prüfkabel und Adapter | Verbindung zum jeweiligen Gerät herstellen |
| Inventaretiketten und Plaketten | Gerät und Prüfergebnis eindeutig kennzeichnen |
| Digitale oder papiergebundene Arbeitsliste | Bestand, Standort und Status nachvollziehen |
Jedes Gerät zuerst eindeutig identifizieren
Beginnen Sie nicht mit der Messung, sondern mit der Identifikation. Erfassen Sie die Geräteart, den Hersteller, die Typbezeichnung und die Seriennummer, soweit sie vorhanden und lesbar ist. Ergänzen Sie Inventarnummer, Standort und den verantwortlichen Bereich beim Kunden.
Die Standortangabe muss später praktisch nutzbar sein. „Büro“ reicht bei einem größeren Kunden oft nicht aus. Besser sind Angaben wie Gebäude, Etage, Raum und Arbeitsplatz oder eine andere feste Ortslogik des Kunden.
Ein Datensatz je physischem Gerät
Ein Netzteil, eine Verlängerungsleitung und ein angeschlossenes Handgerät können jeweils eigene Betriebsmittel sein. Ob sie getrennt geprüft und dokumentiert werden, richtet sich nach ihrem Einsatz, ihrer Bauart und dem gewählten Prüfverfahren. Fassen Sie nicht mehrere selbstständig verwendbare Geräte nur deshalb in einem Datensatz zusammen, weil sie nebeneinander liegen.
Prüfen Sie die Angaben am Typenschild sorgfältig. Seriennummern können fehlen, unlesbar sein oder bei älteren Geräten nicht verfügbar sein. Dann sind Inventarnummer, genaue Gerätebeschreibung und Standort umso wichtiger. Fotografien können bei der Zuordnung helfen, sofern der Kunde dies erlaubt und die Regeln zum Datenschutz beachtet werden.
Erst wenn der Datensatz steht, verbinden Sie das Gerät mit dem Prüfmittel. So landen Messwerte, Bemerkungen und Plakette von Anfang an beim richtigen Betriebsmittel. Dieser Schritt kostet wenige Augenblicke und verhindert aufwendige Nacharbeit nach Feierabend.
Sichtprüfung, Messung und Erprobung in dieser Reihenfolge ausführen
Die Reihenfolge schützt Sie und verbessert die Qualität der Dokumentation. Führen Sie zunächst die Sichtprüfung durch. Erst wenn keine erkennbare Gefahr entgegensteht, folgen die elektrischen Messungen. Danach kommt die Erprobung der Funktion, soweit sie sicher und für das Gerät sinnvoll möglich ist.
Bei der Sichtprüfung systematisch bleiben
Achten Sie auf Schäden an Gehäuse, Stecker, Leitung, Zugentlastung, Schutzkontakt, Schaltern und Bedienelementen. Suchen Sie auch nach provisorischen Reparaturen, starken Knickstellen, Verschmutzungen, Feuchtigkeit oder fehlenden Abdeckungen. Die Sichtprüfung erfasst Mängel, die eine Messung allein nicht zeigen kann.
Wählen Sie die Messungen nach Schutzklasse, Gerätetyp und festgelegtem Verfahren. Das Prüfverfahren muss zu den technischen Regeln und den einschlägigen Normen passen. Für die Prüfung elektrischer Geräte nach Instandsetzung oder Änderung sowie für Wiederholungsprüfungen ist die DIN VDE 0701-0702 maßgeblich, sofern ihr Anwendungsbereich eröffnet ist. Beachten Sie immer die aktuelle Ausgabe und die Vorgaben des Herstellers des Prüfgeräts.
Dokumentieren Sie die tatsächlich ausgeführten Messungen und ihre Werte. Ein automatisch übertragener Wert ist nur dann brauchbar, wenn er zum richtigen Gerät gehört und das Prüfverfahren korrekt ausgewählt wurde. Wiederholen Sie eine unplausible Messung nicht blind, sondern prüfen Sie zuerst Anschluss, Prüfleitung, Geräteart und Messmethode.
Die Erprobung prüft die Funktion, etwa Schalter, Anzeige oder bestimmungsgemäßen Betrieb. Sie ist keine Freigabe, ein Gerät trotz auffälliger Sichtprüfung zu betreiben. Besteht Gefahr, unterbrechen Sie den Vorgang und behandeln Sie das Gerät als mangelhaft.
Mängel sofort dem richtigen Gerät und Standort zuordnen
Ein Mangel muss sofort in den Datensatz des betroffenen Geräts. Notieren Sie den Befund so konkret, dass ein anderer Fachbetrieb ihn versteht: etwa beschädigte Leitung am Stecker, gebrochenes Gehäuse oder Messwert außerhalb des festgelegten Kriteriums. Allgemeine Einträge wie „defekt“ reichen für die spätere Entscheidung selten aus.
Zum Mangel gehören mindestens Gerätedaten, Standort, Datum, festgestellter Befund und die erforderliche Maßnahme. Halten Sie auch fest, ob das Gerät außer Betrieb genommen, gesperrt, zur Reparatur gegeben oder einer Nachprüfung zugeführt wird. Das Ergebnis muss für den Ansprechpartner vor Ort nachvollziehbar sein.
Keine Vermischung von Mangel und Reparatur
Die Feststellung eines Mangels ist nicht dasselbe wie die Behebung. Wird ein Gerät repariert, muss die Prüfung nach der Instandsetzung nach dem passenden Verfahren erfolgen und dokumentiert werden. Vermerken Sie daher getrennt, was beim Prüftag festgestellt wurde und was später tatsächlich erledigt wurde.
Bei einem gefährlichen Mangel darf das Gerät nicht einfach im Raum bleiben, weil der Kunde es dringend braucht. Stimmen Sie die unmittelbare Maßnahme mit dem Ansprechpartner ab und dokumentieren Sie die Übergabe. Die Verantwortung für den sicheren Betrieb liegt beim Arbeitgeber, die prüfende Person muss jedoch ihre Feststellung und die veranlasste Kennzeichnung klar festhalten.
Prüfergebnis, Prüfdatum und nächste Prüfung abschließen
Schließen Sie jeden Datensatz noch am Gerät ab. Erfassen Sie das Prüfergebnis, das Prüfdatum und die Person, die geprüft hat. Bei digitalen Abläufen kann eine eindeutige Prüferkennung hinterlegt werden, bei Papierunterlagen muss die Zuordnung ebenso klar sein.
Die nächste Prüfung darf nicht als pauschales Datum für den ganzen Kundenbestand gesetzt werden, wenn Geräte verschiedenen Belastungen ausgesetzt sind. Die Frist wird vom Arbeitgeber auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung festgelegt. Nach Paragraf 3 Absatz 3 der Betriebssicherheitsverordnung sind Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen sowie die Fristen zu ermitteln und festzulegen.
Dokumentieren Sie deshalb neben dem nächsten Termin auch die Grundlage, soweit sie im Auftrag oder in der Kundenregelung vorliegt. Dazu kann eine festgelegte Prüffrist für einen Bereich oder eine Bewertung der Einsatzbedingungen gehören. Der Beitrag Prüffristen für ortsveränderliche Geräte im Jahreslauf planen zeigt, wie sich diese Termine im Bestand ordnen lassen.
Die Aufzeichnungen über Prüfungen müssen nach Paragraf 14 Absatz 7 der Betriebssicherheitsverordnung mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Das spricht für eine vollständige Historie je Gerät, nicht nur für eine Liste der zuletzt bestandenen Positionen. Prüfen Sie die Angaben vor dem Verlassen des Raums auf Vollständigkeit.
Welche Angaben ein vollständiger Einzelnachweis enthalten sollte, fasst die Checkliste für vollständige Prüfprotokolle je Gerät zusammen.
Protokoll übergeben und den Folgetermin anlegen
Am Ende des Prüftags übergeben Sie dem Kunden das Prüfprotokoll in der vereinbarten Form. Es muss den geprüften Bestand, die Ergebnisse, Messwerte oder nachvollziehbar festgehaltenen Prüfschritte, Mängel und nicht geprüfte Geräte erkennen lassen. Sprechen Sie offene Punkte durch, besonders gesperrte Geräte und notwendige Nachprüfungen.
Legen Sie danach den Folgetermin im System an, entweder je Gerät oder je Prüfbereich. Entscheidend ist, dass die Erinnerung auf dem dokumentierten Ergebnis und der festgelegten Frist beruht. So wird aus dem heutigen Prüftag eine fortlaufende Gerätehistorie, statt aus vielen Einzelzetteln eine spätere Suchaufgabe.
Für diesen Ablauf kann Plakettenbuch für Prüfungen ortsveränderlicher Geräte, rechtssichere Protokolle und automatische Fristvorlagen genutzt werden. Es führt Gerätedaten, Messergebnisse, Kennzeichnungen und Folgetermine je Einsatzort zusammen. Wenn Sie den Ablauf im eigenen Betrieb sehen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Bereiten Sie dafür am besten eine typische Geräteliste und einen üblichen Prüfbericht aus Ihrem Betrieb vor.
