Checkliste für vollständige Prüfprotokolle je Gerät

Ein vollständiges Prüfprotokoll ist mehr als eine Liste mit Häkchen und Messwerten. Es muss auch später zeigen, welches Gerät geprüft wurde, wo es stand, was geprüft wurde und wie das Ergebnis zustande kam. Das ist wichtig, wenn der Kunde nachfragt, ein Gerät wiederholt auffällig wird oder Unterlagen nach einem Vorfall benötigt werden.

Für die wiederkehrende Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel braucht Ihr Betrieb deshalb einen festen Datensatz je Gerät. Die folgenden Punkte sind als Checkliste gedacht. Arbeiten Sie sie direkt bei der Geräteprüfung ab, nicht erst am Abend beim Übertragen aus dem Messgerät oder von Papierlisten.

1. Gerätekennung und Beschreibung abhaken

☐ Erfassen Sie zuerst eine eindeutige Gerätekennung. Das kann eine Inventarnummer, eine von Ihnen vergebene Prüfnummer oder ein dauerhaft angebrachter Barcode sein. Entscheidend ist, dass dieselbe Kennung im Protokoll, auf der Kennzeichnung und in der Gerätehistorie wieder auftaucht.

☐ Ergänzen Sie eine ausreichende Beschreibung. Mindestens Geräteart, Hersteller, Typ und, soweit vorhanden und lesbar, Seriennummer gehören in den Datensatz. Bei ähnlichen Geräten reicht „Bohrmaschine“ nicht aus, wenn der Kunde mehrere gleiche Maschinen im Bestand hat.

Warum Kennung und Beschreibung zusammengehören

Eine Kennung allein hilft nur, wenn sie dauerhaft am Gerät bleibt. Die Beschreibung schafft eine zweite Prüfmöglichkeit. Stimmen Kennung, Typ und Seriennummer nicht zusammen, sollte die prüfende Person den Datensatz nicht einfach weiterverwenden, sondern die Ursache klären.

Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt in Paragraf 14 Prüfungen von Arbeitsmitteln, soweit diese vorgeschrieben oder erforderlich sind. Für die Dokumentation ist der Bezug zum einzelnen Arbeitsmittel entscheidend. Ohne sichere Zuordnung lässt sich später nicht belegen, welches Betriebsmittel das festgehaltene Ergebnis betrifft.

Bei Geräten ohne lesbare Seriennummer ist das kein Grund, auf eine saubere Erfassung zu verzichten. Vergeben Sie eine eigene Kennung und beschreiben Sie besondere Merkmale, etwa Ausführung, Farbe nur als Zusatzmerkmal oder vorhandenes Zubehör. Eine Kennung darf nicht mehrfach vergeben werden.

2. Standort oder Einsatzbereich eintragen

☐ Tragen Sie den Standort oder Einsatzbereich ein. Das kann ein Gebäude, eine Etage, eine Werkstatt, ein Lagerbereich, ein Fahrzeug oder eine Kostenstelle sein. Verwenden Sie Begriffe, die der Kunde im Alltag kennt und mit denen er das Gerät wiederfindet.

Der Standort ist kein bloßes Zusatzfeld. Er verbindet das einzelne Gerät mit dem Bestand beim Kunden. Fehlt diese Angabe, muss bei einer Rückfrage oft erst in Listen, Fahrzeugen und Schränken gesucht werden, obwohl die Geräteprüfung längst abgeschlossen ist.

Standortänderungen nicht überschreiben

Wird ein Gerät umgesetzt, dokumentieren Sie den neuen Standort mit Datum in der Gerätehistorie. Überschreiben Sie nicht unbemerkt die frühere Zuordnung, wenn dadurch unklar würde, wo das Gerät zum Prüfzeitpunkt eingesetzt war. Bei wechselnd eingesetzten Geräten kann ein klar definierter Einsatzbereich sinnvoller sein als ein fester Raum.

Besonders bei mehreren Niederlassungen oder Baustellen sollte der Kunde die Standortnamen vorab festlegen. „Lager“ ist zu ungenau, wenn es mehrere Lager gibt. Eine einheitliche Schreibweise verhindert doppelte Bestände und falsche Fristenlisten.

3. Prüfdatum und Prüfart festhalten

☐ Halten Sie das tatsächliche Prüfdatum fest. Wenn Vorbereitung, Prüfung und Berichtserstellung an unterschiedlichen Tagen erfolgen, muss erkennbar bleiben, wann das Gerät tatsächlich geprüft wurde. Das Ausstellungsdatum eines Berichts ersetzt nicht automatisch das Prüfdatum.

☐ Wählen Sie die Prüfart aus. Typische Angaben sind Wiederholungsprüfung, Prüfung vor der ersten Verwendung oder Prüfung nach Instandsetzung. Welche Prüfung erforderlich ist, richtet sich nach Gefährdungsbeurteilung, Anlass und Zustand des Arbeitsmittels.

Die DGUV Vorschrift 3 verlangt, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand geprüft werden. Für die Prüffristen und die Art der Prüfung sind die betrieblichen Bedingungen maßgeblich. Eine sichere Planung von Prüffristen für ortsveränderliche Geräte beginnt deshalb mit vollständigen Daten zu den bisherigen Prüfungen und zum Einsatzbereich.

Prüfanlass klar benennen

Nach einer Reparatur darf die Prüfart nicht wie eine gewöhnliche Wiederholungsprüfung aussehen, wenn tatsächlich eine Prüfung nach Instandsetzung durchgeführt wurde. Der Anlass erklärt, warum geprüft wurde und welche Prüfungsschritte erforderlich waren. Er hilft auch bei der Auswertung, wenn an einem Gerät wiederholt Mängel auftreten.

Tragen Sie außerdem ein, welche Grundlage für den Ablauf genutzt wurde, etwa die betriebliche Prüfanweisung oder die einschlägige Norm. Bei Prüfungen nach Instandsetzung und bei Wiederholungsprüfungen ortsveränderlicher Geräte ist die jeweils passende Fassung der DIN VDE 0701-0702 zu beachten. Den Ablauf sollten Sie nicht allein aus alten Excel-Vorlagen übernehmen.

4. Sichtprüfung, Erprobung und Messwerte dokumentieren

☐ Dokumentieren Sie die durchgeführte Sichtprüfung. Dazu gehören zum Beispiel Gehäuse, Anschlussleitung, Stecker, Zugentlastung, Schutzkontakt, Bedienelemente und erkennbare Veränderungen. Notieren Sie nicht nur „Sichtprüfung erledigt“, wenn ein festgestellter Schaden für das Ergebnis wichtig ist.

☐ Halten Sie die Erprobung fest, soweit sie für das Gerät vorgesehen und gefahrlos möglich ist. Eine Funktionsprüfung kann zeigen, ob Schalter, Anzeigen oder Schutzfunktionen auffällig sind. Sie ersetzt aber weder die Sichtprüfung noch die erforderlichen Messungen.

☐ Übernehmen Sie die tatsächlich ermittelten Messwerte je Gerät. Dazu gehören die Messgrößen, die für die Geräteklasse und das angewandte Prüfverfahren vorgesehen sind. Nennen Sie Einheit, Messwert und gegebenenfalls das verwendete Messverfahren, damit der Wert später fachlich eingeordnet werden kann.

Messwerte nicht schätzen und nicht glätten

Ein Protokoll ist nur nachvollziehbar, wenn es die gemessenen Werte abbildet. Tragen Sie keine pauschalen Standardwerte ein und runden Sie nicht so, dass Auffälligkeiten verschwinden. Wenn ein Messwert unplausibel ist, wiederholen Sie die Messung nach dem vorgesehenen Verfahren und dokumentieren Sie die Klärung.

Auch das eingesetzte Prüfgerät sollte zugeordnet werden können. Eine Gerätenummer, Herstellerangabe oder interne Kennung reicht, wenn damit nachvollziehbar ist, welches Messmittel verwendet wurde. Für Messmittel sind Kalibrierung, Kontrolle und die Vorgaben Ihres Qualitätsablaufs getrennt zu organisieren.

Welche Messungen bei welchem Gerät erforderlich sind, hängt vom Prüfverfahren und von der Bauart ab. Eine Einordnung der Änderungen bei DIN VDE 0701-0702 hilft dabei, alte Routinen zu prüfen. Das Protokoll muss am Ende zeigen, was tatsächlich gemacht wurde, nicht nur was die Vorlage theoretisch vorsieht.

5. Das eindeutige Prüfergebnis auswählen

☐ Wählen Sie ein eindeutiges Ergebnis aus, zum Beispiel „bestanden“ oder „nicht bestanden“. Wenn Ihr Betrieb weitere Status nutzt, etwa „gesperrt“ oder „Prüfung nicht möglich“, müssen diese Begriffe klar definiert sein. Ein leeres Ergebnisfeld ist keine Aussage.

Ein Mangel darf nicht nur in einem Freitext stehen, während das Gerät zugleich als bestanden erscheint. Das Ergebnisfeld ist die Angabe, nach der Kunde und Mitarbeitende im Alltag handeln. Es muss deshalb mit Messwerten, Sichtprüfung und Mängelstatus zusammenpassen.

Für nicht bestandene Geräte braucht es eine klare betriebliche Regel: Gerät kennzeichnen, Nutzung verhindern, Kunde informieren und weitere Schritte festhalten. Ob ein Gerät sofort aus dem Verkehr gezogen werden muss, ergibt sich aus der konkreten Gefährdung. Die prüfende Person sollte keine Freigabe erteilen, wenn die Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

6. Prüfende Person und Qualifikation zuordnen

☐ Ordnen Sie jede Prüfung einer Person zu. Erfassen Sie Name oder eine eindeutig hinterlegte Personalkennung. Bei Teamarbeit muss erkennbar bleiben, wer welche Prüfung durchgeführt und wer das Ergebnis verantwortet hat.

☐ Halten Sie die Einordnung der Person fest, soweit sie für den Prüfauftrag relevant ist, etwa als Elektrofachkraft oder als befähigte Person. Die Begriffe sind nicht beliebig austauschbar. Die Betriebssicherheitsverordnung beschreibt die befähigte Person in Paragraf 2 Absatz 6, während die DGUV Vorschrift 3 Anforderungen an die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel enthält.

Die konkrete Beauftragung und Befähigung richten sich nach Aufgabe, Ausbildung, Berufserfahrung, zeitnaher beruflicher Tätigkeit sowie den betrieblichen Verhältnissen. Eine Übersicht dazu, wer elektrische Geräte prüfen darf und Verantwortung trägt, hilft bei der Rollenklärung. Das Protokoll ersetzt diese organisatorische Klärung nicht, es macht die Durchführung aber zuordenbar.

7. Mängel, Maßnahme und Status ergänzen

☐ Erfassen Sie jeden Mangel mit Bezug zur Gerätekennung. Beschreiben Sie konkret, was auffällig war, etwa beschädigte Leitung, gebrochenes Gehäuse oder nicht bestandener Messwert. „Defekt“ reicht für eine spätere Bewertung meist nicht aus.

☐ Dokumentieren Sie die eingeleitete Maßnahme. Das kann das Sperren des Geräts, die Aussonderung, die Übergabe zur Instandsetzung oder die Information an eine benannte Kontaktperson sein. Notieren Sie auch, wenn das Gerät beim Termin nicht geprüft werden konnte, etwa weil es nicht auffindbar oder im Einsatz war.

Offene Punkte brauchen einen Status

Der Status zeigt, ob ein Mangel offen, in Bearbeitung, behoben oder erneut geprüft ist. Ohne Status verschwinden Auffälligkeiten leicht zwischen dem Prüfbericht und der Reparatur. Bei einer Nachprüfung wird dieselbe Gerätekennung verwendet, damit die Kette nachvollziehbar bleibt.

• Gerätekennung und genaue Mangelbeschreibung erfassen.
• Prüfergebnis passend zum Mangel setzen.
• Sofortmaßnahme und verantwortliche Stelle festhalten.
• Status bis zur Erledigung nachverfolgen.
• Nachprüfung oder Wiederinbetriebnahme dokumentieren.

Bei Mängeln mit möglicher unmittelbarer Gefahr genügt keine spätere Notiz. Die erforderlichen Schutzmaßnahmen müssen vor Ort veranlasst werden. Welche Maßnahme angemessen ist, hängt vom Einzelfall und vom Gerät ab.

8. Nächste Prüfung und Kennzeichnung kontrollieren

☐ Legen Sie die nächste Prüfung auf Basis der festgelegten Prüffrist fest. Die Frist ergibt sich nicht allein aus einer Gewohnheit oder aus der Farbe einer Prüfplakette. Grundlage sind die Gefährdungsbeurteilung, Einsatzbedingungen, Fehlerquote und die betrieblichen Vorgaben.

☐ Kontrollieren Sie die Kennzeichnung am Gerät. Prüfplakette, Barcode oder anderes Kennzeichen müssen zur Gerätekennung und zum dokumentierten Status passen. Eine Prüfplakette zeigt im Alltag einen Status an, sie ersetzt aber kein vollständiges Prüfprotokoll.

Bei nicht bestandenen Geräten darf eine vorhandene Kennzeichnung keinen falschen Eindruck erwecken. Entfernen oder überarbeiten Sie sie nach der betrieblichen Regel, wenn sie eine Nutzung als geprüft suggeriert. Prüfen Sie auch, ob das Datum auf der Kennzeichnung für den Kunden verständlich ist und zur hinterlegten Frist passt.

Vollständige Protokolle aus der Prüfung heraus erstellen

Wenn Sie diese Checkliste je Gerät konsequent abarbeiten, entsteht eine belastbare Historie statt einer Sammlung einzelner Messzettel. Kennung, Standort, Prüfablauf, Ergebnis und Folgetermin gehören in einen zusammenhängenden Datensatz. So kann der Kunde auch Monate später erkennen, was an welchem Gerät passiert ist.

Plakettenbuch für die Erfassung von Geräteprüfungen, rechtssichere Protokolle und automatisch vorgelegte nächste Fristen unterstützt Elektrobetriebe dabei, Prüfungen ortsveränderlicher Geräte beim Kunden in einem Ablauf zu dokumentieren. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Fachlich verantwortet wird dieser Beitrag von unserem Autorenteam für Geräteprüfung.