Sieben Fehler bei Geräteprüfungen und ihre Folgen
Papierlisten, unklare Gerätekennungen und fehlende Mängelwege sorgen später für Rückfragen. Hier stehen die typischen Fehler, ihre Folgen im Betrieb und das passende Gegenmittel.
Bei der wiederkehrenden Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel entstehen Lücken selten beim eigentlichen Messen. Sie entstehen davor und danach: beim Wiederfinden eines Geräts, beim Übertragen von Daten, beim Umgang mit einem Mangel oder bei der Vorbereitung der nächsten Runde. Wer bei einem Kunden mehrere Standorte und viele ähnliche Geräte betreut, merkt die Folgen oft erst, wenn ein Protokoll zu einem bestimmten Gerät verlangt wird.
Für den Arbeitgeber bleibt die sichere Bereitstellung der Arbeitsmittel seine Aufgabe. Der prüfende Elektrobetrieb liefert dafür eine nachvollziehbare Prüfung und eine saubere Dokumentation. Die folgenden sieben Fehler bei der DGUV Prüfung zeigen, wo Prüfprotokoll, Geräteliste und Fristplanung auseinanderlaufen, und welche Arbeitsregel das verhindert. Fachlich eingeordnet werden die Rollen auch im Beitrag wer Geräte prüfen darf und wer die Verantwortung trägt. Verfasst wurde dieser Leitfaden von unserem Autorenteam für Prüfabläufe im Elektrobetrieb.
1. Geräte ohne eindeutige Kennung prüfen
Ein Wasserkocher, ein Verlängerungskabel oder ein Netzteil lässt sich über Hersteller und Farbe kaum sicher wiedererkennen. Besonders problematisch wird es bei baugleichen Geräten. Steht im Prüfbericht nur „Bohrmaschine Werkstatt“, kann später niemand sicher sagen, welche Bohrmaschine gemeint war.
Die Folge sind Verwechslungen zwischen Geräteliste, Messwert und Prüfprotokoll. Ein bestandenes Ergebnis kann dem falschen Gerät zugeordnet werden. Auch ein Mangel lässt sich dann weder sicher nachverfolgen noch gezielt abstellen.
Eine Kennung muss am Gerät und in der Liste gleich sein
Vergeben Sie vor der Prüfung eine dauerhafte Gerätekennung. Das kann eine Inventarnummer, eine Prüfnummer oder ein haltbares Etikett mit maschinenlesbarem Code sein. Entscheidend ist nicht die Art der Kennung, sondern dass sie eindeutig ist und bei jeder weiteren Prüfung wieder gelesen wird.
Ergänzen Sie in der Geräteliste den Standort oder Einsatzbereich, etwa Lager, Büro, Montagefahrzeug oder Baustellencontainer. Der Standort ersetzt die Kennung nicht. Er hilft aber, das Gerät beim Kunden schnell zu finden und auffällige Veränderungen im Bestand zu erkennen.
- Gerätekennung eindeutig am Arbeitsmittel anbringen.
- Geräteart und verständliche Bezeichnung erfassen.
- Standort oder Einsatzbereich zuordnen.
- Bei nicht kennzeichnungsfähigen Teilen eine praktikable Zuordnung vorab mit dem Kunden festlegen.
Die Kennung ist der rote Faden durch den gesamten Ablauf. Sie gehört in die Geräteliste, in den Messvorgang, in den Mangelbefund und in das Prüfprotokoll.
2. Messwerte später aus dem Speicher übertragen
Viele Prüfgeräte speichern Messwerte. Das ist hilfreich, löst aber das Zuordnungsproblem nicht automatisch. Werden die Daten erst am Abend ausgelesen und in eine Tabelle übertragen, fehlen im Zweifel Hinweise darauf, zu welchem konkreten Gerät der jeweilige Messsatz gehört.
Beim Nachtragen passieren Zahlendreher, Geräte werden übersprungen oder Messwerte landen in der falschen Zeile. Papiernotizen neben dem Prüfgerät machen die Lage nicht besser, wenn die handschriftliche Kennung unleserlich ist oder mehrere Geräte nacheinander geprüft wurden.
Erst Gerät identifizieren, dann Wert erfassen
Die sichere Reihenfolge ist einfach: Gerät identifizieren, Sichtprüfung und Messung durchführen, Ergebnis direkt diesem Gerät zuordnen und den Datensatz abschließen. Wenn ein Prüfgerät Daten exportiert, muss auch im Export eine eindeutige Zuordnung zur Gerätekennung erhalten bleiben.
Prüfen Sie vor dem Verlassen des Standorts, ob die Zahl der bearbeiteten Geräte zur Geräteliste passt. Offene Datensätze, doppelte Kennungen und Geräte ohne Ergebnis müssen noch beim Kunden geklärt werden. Das kostet vor Ort weniger Zeit als eine Rückfrage Wochen später.
Für die Prüfung selbst gelten die Anforderungen aus der Betriebssicherheitsverordnung und die technischen Regeln für Betriebssicherheit. Die konkrete Prüfmethode richtet sich nach dem Arbeitsmittel und dem anwendbaren Regelwerk, bei vielen elektrischen Betriebsmitteln nach DIN VDE 0701-0702. Messwerte sind dabei kein Selbstzweck. Sie müssen die Beurteilung des Geräts nachvollziehbar stützen.
3. Eine Prüfplakette mit einem Prüfprotokoll verwechseln
Eine Prüfplakette zeigt am Gerät einen schnellen Status. Sie kann auf den nächsten Prüftermin hinweisen und macht im Alltag sichtbar, dass das Gerät in einem Prüfablauf geführt wird. Mehr kann eine kleine Plakette aber nicht leisten.
Sie enthält in der Regel weder die vollständigen Prüfschritte noch die Messwerte, die Mängelbeschreibung oder die prüfende Person. Nach einem Schaden, einer internen Kontrolle oder einer Kundenrückfrage reicht ein Aufkleber deshalb nicht als vollständiger Nachweis.
Das Protokoll muss die Prüfung verständlich machen
Ein Prüfprotokoll braucht mindestens die eindeutige Zuordnung zum Gerät, das Prüfergebnis, das Prüfdatum und die prüfende Person. Je nach Verfahren und Kundenvereinbarung gehören außerdem die durchgeführten Prüfungen, Messwerte, verwendete Prüfmittelangaben, festgestellte Mängel und die Entscheidung über die weitere Verwendung hinein.
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt in Paragraf 14 die Aufzeichnung bestimmter Prüfungen. Welche Angaben im Einzelfall erforderlich sind, hängt von Art und Anlass der Prüfung ab. Halten Sie die Unterlagen so vor, dass der Kunde den Nachweis zum einzelnen Arbeitsmittel und nicht nur zu einem allgemeinen Prüftag finden kann.
Eine Plakette und ein Protokoll ergänzen sich somit. Die Plakette dient der schnellen Orientierung am Gerät. Das Protokoll hält die fachliche Grundlage und das Ergebnis fest. Eine praxistaugliche Zusammenstellung der Angaben finden Sie in der Checkliste für vollständige Prüfprotokolle je Gerät.
4. Mängel als allgemeine Notiz festhalten
„Stecker defekt“ oder „Kabel prüfen“ ist keine ausreichende Mangelbeschreibung, wenn mehrere Geräte im Einsatz sind. Solche Notizen enthalten weder eine sichere Gerätezuordnung noch eine Aussage dazu, was genau festgestellt wurde. Nach einigen Tagen ist oft offen, welches Gerät betroffen war und ob es noch benutzt wurde.
Die Folge ist eine unterbrochene Mängelkette. Der Kunde kann die Ursache nicht nachvollziehen, der Elektrobetrieb kann die Nacharbeit nicht belegen, und bei der nächsten Prüfung steht derselbe Mangel möglicherweise wieder als neue Feststellung im Raum.
Ein Mangelbefund führt vom Fund bis zur Entscheidung
Erfassen Sie jeden Mangel am betroffenen Gerät, nicht in einer Sammelnotiz. Der Befund braucht die Gerätekennung, den Standort, eine verständliche Beschreibung und das Datum. Halten Sie außerdem fest, welche Maßnahme sofort getroffen wurde und wer beim Kunden informiert wurde.
| Angabe | Nutzen im Ablauf |
|---|---|
| Gerätekennung und Standort | Der Befund ist dem richtigen Arbeitsmittel zugeordnet. |
| Konkrete Fehlerbeschreibung | Instandsetzung oder Aussonderung kann gezielt entschieden werden. |
| Sofortmaßnahme | Es ist erkennbar, ob das Gerät gesperrt wurde. |
| Entscheidung und Abschluss | Die weitere Verwendung bleibt nachvollziehbar. |
Trennen Sie dabei Feststellung und Bewertung nicht künstlich. Beschreiben Sie zuerst, was Sie gesehen oder gemessen haben. Dokumentieren Sie anschließend klar, ob das Gerät weiter verwendet werden darf, instand gesetzt werden soll oder ausgesondert wird.
5. Durchgefallene Geräte nicht aus dem Betrieb nehmen
Ein nicht bestandenes Gerät darf nicht einfach mit dem Hinweis „Kunde kümmert sich“ am Arbeitsplatz bleiben. Gerade bei Zeitdruck wird ein Gerät sonst weiter genutzt, weil es erreichbar ist und äußerlich noch funktionsfähig wirkt. Das betrifft auch Leitungen, Mehrfachsteckdosen und kleine Netzteile.
Die Folge ist die weitere Nutzung eines mangelhaften Arbeitsmittels. Damit bleibt die festgestellte Gefährdung bestehen. Für den Kunden ist außerdem nicht mehr klar, ob der Elektrobetrieb den Mangel gemeldet und eine klare Handlungsempfehlung gegeben hat.
Sperren, informieren, Entscheidung festhalten
Nehmen Sie ein durchgefallenes Gerät aus dem normalen Betrieb. Kennzeichnen Sie es deutlich als gesperrt und sorgen Sie, soweit es vor Ort möglich ist, dafür, dass es nicht versehentlich zurückgegeben wird. Die konkrete Sperrmethode muss zum Betrieb und zum Gerät passen.
Informieren Sie den zuständigen Ansprechpartner des Kunden noch während des Einsatzes oder unverzüglich danach. Dokumentieren Sie die Entscheidung: Instandsetzung mit anschließender erforderlicher Prüfung, Aussonderung oder eine andere fachlich begründete Vorgehensweise. Ein repariertes Gerät wird nicht allein durch die Reparatur wieder zu einem nachweislich sicheren Arbeitsmittel.
Die Prüfung ist damit nicht am Messgerät beendet. Sie endet erst, wenn der Status des Geräts im Bestand, im Protokoll und im tatsächlichen Betrieb übereinstimmt.
6. Prüffristen pauschal für alle Kunden übernehmen
Eine einmal gewählte Frist wird im Alltag gern für jeden Kunden kopiert. Das ist bequem, kann aber fachlich falsch sein. Ein Handgerät in einer trockenen Büroumgebung ist anderen Beanspruchungen ausgesetzt als ein Gerät auf einer Baustelle, in einer Werkstatt oder im häufigen Transport.
Nach Paragraf 3 der Betriebssicherheitsverordnung muss der Arbeitgeber die Gefährdungen beurteilen und die notwendigen Schutzmaßnahmen festlegen. Dazu gehören auch Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen. DGUV Vorschrift 3 knüpft die Prüffristen an die Betriebsverhältnisse und an die Fehlerquote, nicht an eine pauschale Kundenkategorie.
Fristen aus dem Einsatz ableiten und begründen
Besprechen Sie vor der ersten Runde, wie und wo die Geräte eingesetzt werden. Fragen Sie nach Feuchtigkeit, Staub, mechanischer Belastung, häufigem Umsetzen, Nutzung durch wechselnde Personen und bekannten Schäden. Diese Angaben gehören in die Prüfplanung und sollten bei veränderten Bedingungen erneut betrachtet werden.
Hilfswerte aus Regeln und Informationen können eine Orientierung geben, ersetzen aber nicht die Gefährdungsbeurteilung des Kunden. Der Elektrobetrieb kann die fachlichen Beobachtungen liefern und die Fristplanung unterstützen. Die Festlegung liegt im Verantwortungsbereich des Arbeitgebers.
Planen Sie die Folgetermine nicht nur nach Kalender, sondern mit Bezug auf den tatsächlichen Einsatz. Der Beitrag Prüffristen für Geräte im Jahreslauf sicher planen zeigt, wie sich diese Planung im Kundenbestand strukturieren lässt.
7. Nach dem Einsatz keine Änderungen am Gerätebestand pflegen
Während eines Prüfeinsatzes zeigt sich fast immer Bewegung im Bestand. Neue Geräte stehen bereits im Raum, Geräte sind in einen anderen Bereich gezogen, und defekte Arbeitsmittel wurden ausgesondert. Werden diese Änderungen nur mündlich weitergegeben oder auf einem Zettel notiert, ist die Liste bei der nächsten Runde bereits veraltet.
Dann fehlen Geräte im Prüfauftrag, bereits ausgesonderte Geräte werden weiter eingeplant oder ein umgezogenes Gerät wird am alten Standort gesucht. Das erzeugt unnötige Rückfragen und gefährdet die Vollständigkeit der Prüfung.
Pflegen Sie neue, umgezogene und ausgesonderte Geräte direkt nach dem Fund nach. Bei einem neuen Gerät erfassen Sie Kennung, Bezeichnung, Standort und den für die Planung nötigen Status. Bei einem Umzug ändern Sie den Standort, ohne die bisherige Historie zu verlieren. Bei einer Aussonderung bleibt nachvollziehbar, warum das Gerät nicht mehr im aktiven Bestand ist.
Stimmen Sie den aktualisierten Bestand am Ende des Einsatzes mit dem Kunden ab. So wird aus der Geräteliste kein einmaliges Startdokument, sondern die Arbeitsgrundlage für die nächste Prüfung.
Fehlerkette schließen und die nächste Prüfung vorbereiten
Die sieben Fehler haben dieselbe Ursache: Informationen werden nicht am Gerät und nicht zum richtigen Zeitpunkt festgehalten. Eine eindeutige Kennung, die direkte Erfassung des Ergebnisses, ein vollständiges Protokoll, ein sauberer Mangelweg und eine gepflegte Bestandsliste schließen diese Lücken. So lässt sich für jedes Gerät nachvollziehen, was geprüft wurde, welches Ergebnis vorlag und was danach geschah.
Wenn Sie Prüfungen beim Kunden ohne Papierlisten und spätes Abtippen organisieren wollen, kann Plakettenbuch für die Erfassung von Geräteprüfungen, rechtssichere Protokolle und automatische Fristvorlagen den Ablauf abbilden. Erfassen Sie die Prüfungen direkt beim Kunden, erzeugen Sie die Unterlagen je Gerät und legen Sie die nächste Frist im Bestand vor. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
